Что такое KSeF
KSeF (Krajowy System e‑Faktur) — государственная ИТ‑система, которая позволяет выставлять и получать структурированные электронные фактуры. Система обеспечивает аутентичность происхождения, целостность и читаемость таких документов.
Когда KSeF становится обязательным (ориентир на 2026)
Согласно официальной информации Biznes.gov.pl, до 31 января 2026 KSeF остаётся добровольным. Далее вводится обязанность выставления фактур в KSeF по этапам:
- с 1 февраля 2026 — для компаний с продажами > 200 млн zł (brutto, z VAT) за 2024
- с 1 апреля 2026 — для остальных предпринимателей (в т.ч. VAT‑zwolnieni)
- для небольших объёмов (до 10 000 zł brutto фактур в месяц) — отсрочка по выставлению до 1 января 2027
Важный практический момент: обязанность «выставлять» и «получать» — не одно и то же. Даже если у вас отсрочка по выставлению, вы можете получать структурированные фактуры от контрагентов в KSeF.
Доступы и роли
Для работы с системой нужно определить, кто в компании будет иметь доступ и какие полномочия. В KSeF предусмотрены механизмы управления доступом и выдачи прав.
Мы делаем акцент на устойчивый процесс: доступы должны быть оформлены так, чтобы компания не зависела от одного человека.
Как подготовиться (чтобы не менять текст каждые 2 недели)
- обновить внутренний процесс документооборота (кто выставляет, кто проверяет, кто отправляет)
- подготовить доступы и ответственных
- проверить, как ваш учёт/CRM/сервис выставления поддерживает KSeF (интеграция, формат, отправка/получение)
- продумать «план Б» на случай недоступности системы
Что входит в нашу услугу
Анализ вашей ситуации
Определяем, какие сроки и сценарии применимы к вашему бизнесу в 2026.
Настройка доступа
Помогаем правильно организовать доступы и ответственность внутри компании.
Процесс и чек‑лист
Фиксируем пошаговый сценарий: как выставлять, как получать и где хранить подтверждения.
Сопровождение
Подсказываем, что делать при типовых ошибках и вопросах.
FAQ
Можно ли продолжать выставлять PDF‑фактуры?
До обязательного периода — да, в рамках действующих правил. После наступления обязанности выставления в KSeF — фактуры должны соответствовать требованиям системы.
Что если KSeF недоступен?
У системы предусмотрены режимы и процедуры на случай недоступности. Мы подскажем, как подготовить процесс, чтобы бизнес не останавливался.
Нужно подготовиться к KSeF под ваш бизнес?
Оставьте заявку — разберём, что вам нужно именно в 2026, и соберём понятный план действий.
Получить консультацию